Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste, tapahtumat

Laadittu 16.10.2020  

Käyttötarkoitus: Anna Lindh -säätiön Suomen verkoston järjestämiä tapahtumia kuten verkoston kokouksia, työpajoja, koulutuksia, webinaareja ja verkostoitumistilaisuuksia koskevan tiedon käsittely. 

Rekisteröityjen ryhmät: tapahtumaan hakeneet ja tapahtumaan hyväksytyt   

Kuvaus henkilötietoryhmistä: Nimi, sähköposti, organisaatio, ikä, kansalaisuus, asuinmaa, erityisruokatoiveet, hakemuksen perustelut. 

Vastaanottajaryhmät: Henkilötietoja käsittelee Anna Lindh -säätiön Suomen verkoston toimintaa koordinoivan Suomen Lähi-idän instituutin säätiön sr sekä siihen liittyvän Suomen Lähi-idän instituutin henkilökunta. Tietoja voi käsitellä myös tapahtuman mahdollinen kanssajärjestäjä. Mahdollisesta rinnakkaisjärjestäjästä on mainittu tapahtuman kuvauksessa. Suomen verkoston toiminnasta raportoidaan Suomen ulkoministeriölle sekä kansainväliselle Anna Lindh -säätiölle (toimipaikka Egypti, Alexandria). Raportoinnin yhteydessä voidaan luovuttaa eteenpäin tapahtumien osallistujalistalistat, osallistujien yhteystiedot, taustaorganisaatio, tiedot kansalaisuudesta ja asuinmaasta sekä ikä. 

Tietojen käsittely: Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.  

Tietojen säilytysajat tai sen määrittämiskriteerit: Tapahtumaan hakeneiden ja osallistuneiden nimet, taustaorganisaatiota koskevat tiedot, ikä ja tiedot kansalaisuudesta ja asuinmaasta säilytetään viisi vuotta, eli yhtä pitkään kuin tapahtumiin liittyvät kirjanpitomateriaalit. 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: Ilmoittautumisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään myös EU:n ulkopuolella, koska Suomen Lähi-idän instituutin toimipiste sijaitsee Beirutissa, Libanonissa. Tietoja luovutetaan raportoinnin yhteydessä kansainväliselle Anna Lindh -säätiölle Alexandriaan, Egyptiin. 

Yhteystiedot:  
Suomen Lähi-idän instituutin säätiö sr 
Kalliolinnantie 4 
00140 Helsinki 

Edustaja:  
Säätiön asiamies 
Inka Nokso-Koivisto 
fime(at)fime.fi  
040-732 0776